Leermomenten in chaotische tijden

Nieuwe businessmodellen en werkmethoden
ontwikkelen in tijden van crisis

Leermomenten vastleggen in deze chaotische tijd

Geïnspireerd door de uitspraak van Dave Snowden zijn we deze week met een nieuwe praktijk gestart met als doel om op een systematische manier de leermomenten van deze chaotische periode vast te leggen zodat we hopelijk beter uit deze COVID-19 periode komen dan we ze ingegaan zijn.

Want tijdens een crisis doen mensen dingen die ze daarvoor nog nooit hebben gedaan. De situatie kan heel complex* zijn of zelfs chaotisch*, waardoor de ‘business as usual’ regels en gewoontes niet meer van toepassing zijn.

Mensen gaan in complexe situaties diverse dingen uitproberen* om te zien wat er mogelijk werkt, of in een chaotische situatie gaan ze net direct tot de actie* overgaan.

(* voor meer achtergrond, zie de video over het Cynefin-model dat helpt om met complexiteit om te gaan)

Elke actie die je onderneemt, is een kans om te leren

Sommige dingen die we doen, zullen werken, en andere dan weer niet. Maar elke actie is sowieso een kans om íets te leren. En wat we leren, kan nuttig zijn voor anderen die zich in een gelijkaardige situatie bevinden, of ook voor al wie na jou komt.

Maar hoe capteer je dan die waardevolle info over die nieuw uitgevonden praktijken? En hoe geef je er zin en betekenis aan? Van brandweer- en reddingsteams leren we dat ze een proces hebben waarbij ze op de plek zelf van een incident de leermomenten al ‘downloaden’. Heel toepasselijk noemen ze het ‘hete verslaggeving’ en dat is geen grap.

Dave Snowden adviseert in een webinargesprek dat hij samen met Robert Koch had van het Zuid-Afrikaanse energiebedrijf Eskom, over ‘Risico & Veerkracht’, om naïeve observators naast het incident-team te zetten om de belangrijkste leerpunten vast te leggen. Als we zoveel mogelijk willen hebben geleerd tegen dat we uit de COVID-19 crisis komen, dan is het waarschijnlijk een goed idee om iets uit te proberen, voor zover de middelen het toelaten natuurlijk.

Het moment capteren om afvlakking te voorkomen

Daarom besteden wij sinds deze week een uur van onze wekelijkse online vergadering aan een vast patroon van 3 vragen waarmee we onze leermomenten tijdens deze lockdown periode op het spoor willen komen. Als we binnen een paar weken zullen terugkijken op onze notities die we week na week hebben bijgehouden, zullen we daarin patronen of nieuwe praktijken ontdekken die – vanuit de toekomst terugkijkend – heel nuttig zullen blijken te zijn geweest. Connecting the dots, zoals Steve Jobs al zei, kun je namelijk pas achteraf doen.

Maar als je de echte emoties en gebeurtenissen van het moment niet onmiddellijk capteert, dan riskeer je sterk vertekende conclusies te trekken. Vraag maar eens aan iemand wat er tijdens een zeer intensieve, snel veranderende situatie van een maand geleden gebeurd is. Wedden dat ze een logisch verhaal vertellen, waarin de volgorde van de gebeurtenissen netjes geordend is, volgens de acties en resultaten waarvan ze dénken dat die gebeurd zijn?

Het fenomeen heet retrospectieve coherentie. Hetzelfde gebeurt trouwens bij post-incident rapportering. Mensen herinneren zich de dingen die gebeurd zijn door de lens van retrospectieve coherentie, om de dingen die ze dachten die er feitelijk waren gebeurd te laten passen bij de gangbare regels en gewoontes van de organisatie. Hoe langer een gebeurtenis achter je ligt, hoe groter de kans dat je een vage of vertekende versie van de feiten krijgt.