Afstandswerken: 5 tips om te vergaderen

Laat de maatregelen tegen COVID-19 je professionele samenwerking niet ontwrichten 

Dag na dag pusht mijn telefoon meer en meer nieuwflashes over de maatregelen die worden genomen om de verspreiding van het coronavirus te bestrijden  in Italië, Frankrijk en België, in het VK en daarbuiten. Het aantal besmettingen begon te stijgen, persconferenties werden aangekondigd, grootschalige evenementen werden geannuleerd, quarantainegebieden uitgeroepen… 

Toen ik me begon in te lezen in de details van de quarantainezone in Italië (beperkt reizen, thuiswerken, 1 volwassene per gezin die naar de supermarkt mag gaan, 1 meter afstand houden van elkaar) en toen ik vernam dat veel andere bedrijven en landen aan mensen vroegen om van thuis uit te werken, dacht ik terug aan de tijd dat ik nog werknemer was en hoorde dat werken op afstand ‘in sommige gevallen werd getolereerd, maar niet aangemoedigd’. ‘Wat zouden mijn vroegere collega’s nu te horen krijgen?’ vroeg ik me af terwijl ik opgewonden het artikel van April Rinne las waarin ze schrijft: “COVID-19 heeft nu al de grootste prijs voor ’s Werelds Grootste Thuiswerkexperiment gewonnen.” Twee dagen later kondigde België (waar ik woon en werk) maatregelen af om de verspreiding van het coronavirus te vertragen: scholen en restaurants moeten dicht voor 3 weken en bedrijven worden aangemoedigd om ‘van thuis uit werken mogelijk te maken’. 

Maar dat is nu net het lastige: de meeste organisaties hebben geen gevestigde praktijken, laat staan een solide structuur, om werken op afstand mogelijk te maken. Online samenwerken is anders dan samenwerken op kantoor. De grote disruptie en onzekerheid in ons dagelijks leven op dit moment hebben me geïnspireerd om enkele ideeën aan te reiken voor processen die afstandswerken kunnen vergemakkelijken. Laat me beginnen met vergaderen. 

5 tips voor vergaderen op afstand 

Het klinkt misschien gek, maar ik geniet gewoon van vergaderingen sinds ik regelmatig ben beginnen samenwerken met zowel Percolab België als met de bredere Going Horizontal-gemeenschap. Samenwerken met deze teams heeft mijn tactiek op vlak van vergaderen enorm verbeterd  zowel online als offline. 

Momenteel zijn ongeveer 90% van mijn wekelijkse vergaderingen online: ik vergader met een paar vaste groepen mensen, ik volg online cursussen, ik nodig mensen (vaak volslagen onbekenden) uit voor Zoom-chats om ideeën uit te wisselen of om te kijken of er mogelijkheden zijn om samen te werken, enz. Wat ik heb geleerd, kan een houvast bieden aan anderen voor wie afstandswerken nieuw is, met name voor vergaderen op afstand met meerdere personen. Hieronder alvast een paar tips over de praktijken die wij gebruiken en die je op weg kunnen helpen: 

1. “Eerst inchecken en dan erin duiken” 

Dit is een van mijn favoriete one-liners uit Samantha Slade’s boek ‘Going Horizontal’. Het herinnert ons eraan om van mens tot mens in te checken bij de andere deelnemers aan de vergadering voordat we in de inhoud van de vergadering duiken. Het is niet meer dan gezond verstand om dit voor elke on- en off-line vergadering te doen (en toch wordt het zo vaak over het hoofd gezien), maar bij uitstek in deze periode zal het zijn nut bewijzen nu heel veel mensen zich aanpassen aan de realiteit van thuiswerken. Een check-in lijkt op het snelle gesprek dat je normaal hebt wanneer je aankomt op je werk of tijdens een middagkoffie – en kan zo simpel zijn als vragen: “Hoe gaat het met je vandaag?”, of meer werk-gerelateerd: “Welke ideeën heb je nog over dit project gekregen sinds we elkaar laatst gesproken hebben?” Lees meer over check-ins. 

Aan het begin van een vergadering enkele luttele minuten besteden aan het horen van ieders stem, kan iedereen helpen om zich te concentreren op het (vergader)werk dat eraan komt. (Bonustip: uitchecken bij het afronden van een vergadering met vragen als: “Met welk (nieuw) idee ga je weg?” of “Wat is je volgende stap?” zijn even belangrijk!) 

2. Verduidelijk het doel

Een andere evidente praktijk die evengoed vaak over het hoofd gezien wordt, is het doel verduidelijken van de (online) vergadering. Afhankelijk van of het een teamvergadering of een statusupdate van een specifiek project is, zal het doel van de vergadering veranderen. Zorg ervoor dat het doel en de uitkomsten van je afstandsvergaderingen expliciet worden vermeld ofwel voor ofwel net na het inchecken, zodat iedereen op de juiste golflengte zit. Idealiter is het doel (of de kadering van de vergadering) ook opgenomen in de uitnodiging voor de vergadering, zodat mensen weten waarom ze überhaupt komen opdagen. Dit is in het bijzonder relevant in tijden van verandering en bij het uitproberen van nieuwe dingen. 

3. Maak samen de agenda

Tijdens onzwekelijkse online teamvergaderingen van Percolab Belgium besteden we na onze check-in ongeveer 5 minuten om samen de agenda op te stellen. In tegenstelling tot teams die vooraf vergaderagenda’s opmaken en doorsturen, kunnen we hierdoor wendbaar en autonoom zijn. Want elk individu is verantwoordelijk om de punten toe te voegen die zij/hij wil delen of bespreken. 

We gebruiken Slack om het grootste deel van ons werk te organiseren. Daarin hebben we twee kanalen voor onze vergaderingen: een voor onze wekelijkse online vergadering en een voor de maandelijkse offline vergadering. Daarin kan iedereen kortnotities posten over de onderwerpen die ze willen behandelen wanneer we allemaal samen komen (online of offline). We vinden dit een makkelijke manier die ons helpt om onze agenda op te maken bij het begin van onze vergadering en tegelijk is het een goede praktijk in transparant zijn, aangezien iedereen kan zien waar een andere collega mee bezig isEn natuurlijk blijft het nog altijd mogelijk om een punt aan de agenda toe te voegen dat nog niet op het Slack-kanaal stondHet vergaderformaat dat we gebruiken om ons gesprek te structureren, is de Agile Agenda (letterlijk: de Wendbare Agenda). (Over Agile Agenda post ik binnenkort meer). 

4. Deel de verantwoordelijkheid voor het verslag

Online vergaderen vraagt om online noteren. Wij gebruiken een dynamisch document (we tikken elke vergadering verder in hetzelfde document) waar iedereen toegang toe heeft om tijdens onze afstandsvergaderingen in te kunnen noteren. Sommige groepsgesprekken waaraan ik deelneem, gebruiken Dropbox om de notities op te slaanin andere gebruiken we GoogleDocsWat belangrijk is: dat iedereen lees- en schrijftoegang heeft en dat meer dan één persoon de aantekeningen maakt. Ik raad 2 tot 4 mensen aan die deze rol op zich nemen, afhankelijk van de totale grootte van de groep. 

5. Maak beslissingen visueel

Grafische elementen en handgebaren kunnen een speels – maar zeer nuttig – aspect toevoegen aan vergaderingen op afstand. Bijvoorbeeld wanneer een collega een voorstel heeft geformuleerd waarover we gaan beslissen, kiezen we ervoor om visueel onze bevestiging te tonen (met een opgestoken duim) om snel te controleren of iedereen echt aan boord is. Dit is nuttig om te doen nadat we verhelderende vragen hebben gesteld en onze opmerkingen over het voorstel hebben gegeven. Als iemand geen duim opsteekt, weten we dat we nog meer te bespreken hebben. 

In een andere groep waarmee ik vergadergebruiken we het gebaar voor ‘applaus’ uit de gebarentaal om te tonen dat we het eens zijn met of kunnen resoneren met wat de spreker zojuist heeft gezegd. Het is een klein teken van solidariteit waarvoor we niet verbaal moeten onderbreken. 

Van de disruptie een ontdekking maken

Werken aan systeemverandering is wat we in mijn branche doen  vaak in kleine stapjes. De situatie waarin we nu zitten is uiterst zeldzaamop een paar dagen of weken tijd worden we gevraagd om te springen  overal ter wereld. Ons dominante en eeuwenoude systeem van werken is op zijn kop gezet. Anderzijds ben ik ervan overtuigd dat onze menselijke creativiteit en vastberadenheid ons zal laten samenwerken om deze disruptie te doorstaan. Dit is een geweldige tijd om nieuw menselijk potentieel, nieuwe technologieën en nieuwe manieren van samenwerken te ontdekken. De 5 hierboven beschreven praktijken vormen een goede start om ons (opnieuw) te verbinden op een moment dat kan aanvoelen alsof het ons uit elkaar trekt. 

Hoe ga je je volgende online vergadering aanpakken? Ik ben benieuwd welke nieuwe praktijken en structurele patronen (misschien zelfs nieuwe werksystemen) er zullen ontstaan door deze wereldwijde sprong naar afstandswerken. Daarom nodig ik iedereen uit die inzichten of vragen heeft om op het profiel van Percolab Belgium (LinkedIn of Facebook) een gesprek te beginnen en/of dit artikel te delen in je netwerken. 

En tenslotte, als je dit een leuk artikel vondkun je het daar ook liken of delen. 

Marina Lynch – Ontdekkingsreiziger in on- en offline participatief leiderschap, samenwerken en co-creatie. 

Bijzondere dank aan Nil Roda-Naccari Noguera, Ria Baeck and An Baert voor feedback op de eerste versie, en aan Tine Willemyns voor de mooie illustraties. 

De originele Engelse versie van deze blog is verschenen op Medium. 
Nederlandse vertaling: An Baert

Ontdek ook de 4 online sessies Telewerken, digitaal vergaderen

  • Sessie 1: Basisvaardigheden
  • Sessie 2: Structuren en praktijken
  • Sessie 3: Tools voor gedragen beslissingen
  • Sessie 4: Nuttige vergaderingen in ons bedrijf

https://percolab.be/procesbegeleiding-consultancy/telewerken/

 

Gratis 5-stappenplan
voor je eerste digitale vergadering

Bonus : Gratis probeersessie

Wij respecteren je privacy en de e-mailadressen worden niet verder verdeeld!

 

 

Gelukt! Je ontvangt een e-mail met de download. Check ook je spam.